Выбор агентства — единственное решение, которое заказчик принимает один раз и полностью. Всё остальное — площадка, меню, артисты, свет — потом выбирается вместе с командой. Поэтому цена ошибки здесь выше, чем в любой другой строке сметы.
За десять лет работы мы много раз слышали от клиентов одну и ту же фразу: «В прошлый раз всё вроде обсудили, а в день мероприятия выяснилось, что никто ни за что не отвечает». Почти всегда причина не в злом умысле подрядчика, а в том, что на этапе переговоров не прозвучало десяти простых вопросов.
Ниже — те самые вопросы. Задайте их любому агентству, с которым разговариваете. По ответам вы поймёте больше, чем по портфолио.
Прежде чем сравнивать подрядчиков, зафиксируйте для себя три параметра. Без них любое коммерческое предложение будет фантазией.
Дата и её жёсткость. Есть ли запасной день? В декабре и мае лучшие площадки и артисты разбираются за 3–5 месяцев, и подвижная дата экономит заметные деньги.
Количество гостей — с погрешностью. Не «человек сто», а «85–110». Разница между 85 и 110 гостями — это другой зал, другой звук, другая логистика.
Диапазон бюджета. Самое частое заблуждение: назвать бюджет — значит, его «освоят». На практике наоборот: агентство, которое не знает потолок, тратит две недели на концепцию, которую вы не сможете купить, а потом урезает её на ходу — и получается компромисс вместо замысла.
На встрече часто присутствует основатель или сейлз, а проект потом ведёт менеджер, которого вы увидите за неделю до события. Это нормальная схема, если её проговорили. Ненормально — когда о ней узнают в процессе. Спросите имя, попросите включить этого человека в переписку сразу.
Ключевое слово — «в мою дату». Агентство может вести двадцать проектов в месяц, и это хорошо. Но если на вашу субботу приходится ещё три мероприятия, ваша команда в этот день будет собрана из тех, кто остался.
Портфолио продаёт эмоцию, смета показывает мышление. По чужой обезличенной смете видно, как агентство распределяет деньги: сколько уходит на площадку и еду, сколько на техническую часть, сколько на программу, а сколько — на собственное вознаграждение.
Есть две честные модели: фиксированный гонорар за организацию или процент от бюджета. Обе рабочие. Проблема начинается там, где агентство говорит «наши услуги бесплатны, мы получаем комиссию от подрядчиков», — тогда подрядчиков выбирают не под вашу задачу, а под размер отката.
Классические «сюрпризы» в финале: доставка и монтаж декора, работа грузчиков, аренда генератора, переработка персонала после полуночи, вывоз мусора, проживание артистов, страховка площадки. Попросите список того, чего в смете нет.
Иногда договор с рестораном заказчик подписывает сам. Тогда именно он несёт ответственность за депозит и штрафы, а агентство — только координирует. Так тоже можно, но это нужно понимать заранее.
Нормальный ответ звучит скучно: «У нас есть два запасных варианта в этом же жанре и пункт в договоре об их замене без доплаты». Ответ «такого не бывает» означает, что человек мало работал.
Для любого мероприятия с уличной частью должен существовать письменный сценарий переноса под крышу, с точкой принятия решения — например, «за 6 часов до старта». Спросите, кто принимает это решение и как оно оформляется.
Для свадьбы это репетиция церемонии, для конференции — прогон презентаций на экране площадки, для корпоратива — саундчек. Отсутствие прогона — главная причина того, что «первые двадцать минут всё тормозило».
Здоровая схема — три платежа: предоплата при подписании (обычно 30–50%), второй платёж за 2–4 недели, остаток — до или сразу после события. Требование внести 100% сразу — повод насторожиться.
Уточните шкалу: сколько удерживается при отмене за 60, 30, 7 дней. Часть денег к этому моменту уже уйдёт подрядчикам и не вернётся — это честно. Важно, чтобы шкала была написана до, а не объяснялась после.
Самый неудобный и самый показательный вопрос. Агентство с длинной историей почти всегда найдёт заказчика, готового ответить на пару вопросов по телефону.
Скорость и формат реакции. Как быстро вам ответили в первый раз и что прислали: живой разбор задачи или шаблонную презентацию, где поменяли логотип.
Первое КП. Хорошее предложение начинается с вашей задачи и ограничений, а не с рассказа о себе. Если в КП нет ни одной цифры из вашего брифа — его писали не для вас.
Юрлицо и документы. Проверьте ИНН в открытых реестрах: сколько лет компании, нет ли исполнительных производств. Пять минут работы.
Готовность спорить. Организатор, который соглашается со всем подряд, не защитит вас от вашей же неудачной идеи. Профессионал скажет: «Этот конкурс не сработает на вашу аудиторию, давайте иначе».
Best Day Agency ведёт мероприятия с 2015 года — более 500 проектов: от семейных ужинов на 10 человек до корпоративов на несколько сотен гостей для Газпрома, ВТБ, Альфа-Капитала и ХК ЦСКА. Агентство основал Дмитрий Бабаев — ведущий и радиоведущий, который до event-индустрии руководил рестораном и банкетной службой. Поэтому смету площадки мы читаем с той стороны стола: знаем реальные депозиты, наценки на бар и то, где именно закладывается «воздух».
Мы берём в работу ограниченное число проектов в месяц и отвечаем ежедневно с 10:00 до 22:00. На первой встрече вы получаете не презентацию агентства, а разбор вашей задачи: что реально в вашем бюджете, а что нет.
Расскажите про дату, формат и количество гостей — вернёмся с концепцией и построчной сметой.
Оставить заявкуНа связи ежедневно с 10:00 до 22:00
+7 (925) 939-90-29 · WhatsApp · Telegram
Смотрите также:
Сколько стоит организация корпоратива · Площадки для корпоратива в Москве