Как выбрать event-агентство в Москве: 12 вопросов до подписания договора

Выбор агентства — единственное решение, которое заказчик принимает один раз и полностью. Всё остальное — площадка, меню, артисты, свет — потом выбирается вместе с командой. Поэтому цена ошибки здесь выше, чем в любой другой строке сметы.

За десять лет работы мы много раз слышали от клиентов одну и ту же фразу: «В прошлый раз всё вроде обсудили, а в день мероприятия выяснилось, что никто ни за что не отвечает». Почти всегда причина не в злом умысле подрядчика, а в том, что на этапе переговоров не прозвучало десяти простых вопросов.

Ниже — те самые вопросы. Задайте их любому агентству, с которым разговариваете. По ответам вы поймёте больше, чем по портфолио.

С чего начать: три вещи до первого звонка

Прежде чем сравнивать подрядчиков, зафиксируйте для себя три параметра. Без них любое коммерческое предложение будет фантазией.

Дата и её жёсткость. Есть ли запасной день? В декабре и мае лучшие площадки и артисты разбираются за 3–5 месяцев, и подвижная дата экономит заметные деньги.

Количество гостей — с погрешностью. Не «человек сто», а «85–110». Разница между 85 и 110 гостями — это другой зал, другой звук, другая логистика.

Диапазон бюджета. Самое частое заблуждение: назвать бюджет — значит, его «освоят». На практике наоборот: агентство, которое не знает потолок, тратит две недели на концепцию, которую вы не сможете купить, а потом урезает её на ходу — и получается компромисс вместо замысла.

12 вопросов агентству

1. Кто именно будет вести мой проект?

На встрече часто присутствует основатель или сейлз, а проект потом ведёт менеджер, которого вы увидите за неделю до события. Это нормальная схема, если её проговорили. Ненормально — когда о ней узнают в процессе. Спросите имя, попросите включить этого человека в переписку сразу.

2. Сколько проектов вы ведёте одновременно в мою дату?

Ключевое слово — «в мою дату». Агентство может вести двадцать проектов в месяц, и это хорошо. Но если на вашу субботу приходится ещё три мероприятия, ваша команда в этот день будет собрана из тех, кто остался.

3. Покажите смету по такому же бюджету, а не только красивые фото

Портфолио продаёт эмоцию, смета показывает мышление. По чужой обезличенной смете видно, как агентство распределяет деньги: сколько уходит на площадку и еду, сколько на техническую часть, сколько на программу, а сколько — на собственное вознаграждение.

4. Как вы зарабатываете?

Есть две честные модели: фиксированный гонорар за организацию или процент от бюджета. Обе рабочие. Проблема начинается там, где агентство говорит «наши услуги бесплатны, мы получаем комиссию от подрядчиков», — тогда подрядчиков выбирают не под вашу задачу, а под размер отката.

5. Что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно?

Классические «сюрпризы» в финале: доставка и монтаж декора, работа грузчиков, аренда генератора, переработка персонала после полуночи, вывоз мусора, проживание артистов, страховка площадки. Попросите список того, чего в смете нет.

6. Кто отвечает за площадку — вы или я?

Иногда договор с рестораном заказчик подписывает сам. Тогда именно он несёт ответственность за депозит и штрафы, а агентство — только координирует. Так тоже можно, но это нужно понимать заранее.

7. Что будет, если артист заболеет за день до события?

Нормальный ответ звучит скучно: «У нас есть два запасных варианта в этом же жанре и пункт в договоре об их замене без доплаты». Ответ «такого не бывает» означает, что человек мало работал.

8. Как выглядит план Б по погоде?

Для любого мероприятия с уличной частью должен существовать письменный сценарий переноса под крышу, с точкой принятия решения — например, «за 6 часов до старта». Спросите, кто принимает это решение и как оно оформляется.

9. Будет ли репетиция и техническая проверка?

Для свадьбы это репетиция церемонии, для конференции — прогон презентаций на экране площадки, для корпоратива — саундчек. Отсутствие прогона — главная причина того, что «первые двадцать минут всё тормозило».

10. Как устроена оплата?

Здоровая схема — три платежа: предоплата при подписании (обычно 30–50%), второй платёж за 2–4 недели, остаток — до или сразу после события. Требование внести 100% сразу — повод насторожиться.

11. Что происходит при отмене?

Уточните шкалу: сколько удерживается при отмене за 60, 30, 7 дней. Часть денег к этому моменту уже уйдёт подрядчикам и не вернётся — это честно. Важно, чтобы шкала была написана до, а не объяснялась после.

12. Дадите контакт клиента, для которого делали похожее?

Самый неудобный и самый показательный вопрос. Агентство с длинной историей почти всегда найдёт заказчика, готового ответить на пару вопросов по телефону.

На что смотреть, кроме ответов

Скорость и формат реакции. Как быстро вам ответили в первый раз и что прислали: живой разбор задачи или шаблонную презентацию, где поменяли логотип.

Первое КП. Хорошее предложение начинается с вашей задачи и ограничений, а не с рассказа о себе. Если в КП нет ни одной цифры из вашего брифа — его писали не для вас.

Юрлицо и документы. Проверьте ИНН в открытых реестрах: сколько лет компании, нет ли исполнительных производств. Пять минут работы.

Готовность спорить. Организатор, который соглашается со всем подряд, не защитит вас от вашей же неудачной идеи. Профессионал скажет: «Этот конкурс не сработает на вашу аудиторию, давайте иначе».

Красные флаги

• Цена значительно ниже рынка без объяснения, за счёт чего
• Отказ показывать смету построчно: «мы работаем пакетом»
• Нет договора или предлагается «работать по расписке»
• Портфолио без единого видео и без имён клиентов
• Давление сроком: «эта цена только сегодня»
• В переписке путают ваше имя, дату или количество гостей — на площадке будет то же самое

Как работаем мы

Best Day Agency ведёт мероприятия с 2015 года — более 500 проектов: от семейных ужинов на 10 человек до корпоративов на несколько сотен гостей для Газпрома, ВТБ, Альфа-Капитала и ХК ЦСКА. Агентство основал Дмитрий Бабаев — ведущий и радиоведущий, который до event-индустрии руководил рестораном и банкетной службой. Поэтому смету площадки мы читаем с той стороны стола: знаем реальные депозиты, наценки на бар и то, где именно закладывается «воздух».

Мы берём в работу ограниченное число проектов в месяц и отвечаем ежедневно с 10:00 до 22:00. На первой встрече вы получаете не презентацию агентства, а разбор вашей задачи: что реально в вашем бюджете, а что нет.

Частые вопросы

Смотрите также:
Сколько стоит организация корпоратива · Площадки для корпоратива в Москве