Площадки для корпоратива в Москве: как выбрать зал

Площадка — это 45–60% бюджета и примерно столько же впечатления. Она определяет, поместятся ли гости, будет ли слышно ведущего, можно ли танцевать после полуночи и сколько придётся доплатить за то, чего вы не заметили при осмотре.

Разбираем, как выбирать зал и какие вопросы задавать до того, как внесён депозит.

Пять типов площадок и их экономика

Ресторан с банкетным залом. Самый предсказуемый вариант: есть кухня, посуда, персонал, базовый звук. Платите депозит — сумму, которую обязуетесь «проесть и пропить». Минус — вы ограничены их меню, их баром и их интерьером.

Лофт. Свобода концепции и брендинга. Но в лофте обычно нет кухни, посуды, персонала и нормального звука — всё это приезжает отдельно и удорожает проект на 30–50% относительно кажущейся дешёвой аренды.

Отель. Хорош для конференций с продолжением в виде банкета и для мероприятий с иногородними гостями. Строгие регламенты, зато надёжно.

Загородный клуб. Природа, парковка, возможность растянуть день. Главный расход и главный риск — трансфер: гостей нужно привезти и увезти, иначе половина уедет в девять вечера.

Нестандартная локация. Музей, теплоход, ангар, крыша, действующее производство. Даёт сильнейший эффект и требует полного продакшна — от электричества до туалетов.

Как считать вместимость

Заявленная площадкой цифра почти всегда оптимистична. Реальные нормы:

И это без сцены, танцпола, зоны диджея, гардероба и welcome-зоны. Если площадка говорит «до 150 человек», а у вас 130 гостей плюс сцена и танцпол — вам будет тесно.

Отдельно проверьте: колонны в зале (за ними ничего не видно), высоту потолка (для экрана и света нужно от 3,5 м), наличие второго входа для подрядчиков.

20 вопросов банкетному менеджеру

Задайте их письменно и попросите письменный ответ — он потом станет частью договорённостей.

Деньги

1. Какой депозит и что в него входит: только еда или еда с напитками?
2. Есть ли сервисный сбор и какой процент?
3. Включён ли НДС в присланные цифры?
4. Можно ли привезти свой алкоголь и какой пробковый сбор?
5. Что стоит аренда, если депозит не выбран?

Время

1. Со скольки доступна площадка для монтажа?
2. Во сколько должна закончиться музыка — по договору и по факту?
3. Сколько стоит час продления и есть ли жёсткий предел?
4. Когда нужно освободить зал после мероприятия?

Кухня и обслуживание

1. Сколько официантов будет на нашем мероприятии и сколько гостей на одного?
2. Возможна ли дегустация и на каких условиях?
3. Есть ли детское, вегетарианское, халяльное меню?
4. Кто отвечает за подачу горячего по таймингу ведущего?

Техника

1. Какой звук входит в аренду и хватает ли его на весь зал?
2. Сколько выделенных киловатт и где точки подключения?
3. Есть ли ограничения по уровню громкости после определённого часа?
4. Можно ли крепить декор к стенам и потолку?

Логистика

1. Сколько парковочных мест и они бесплатные?
2. Есть ли гримёрка для артистов и комната для подрядчиков?
3. Кто из ваших сотрудников будет на площадке в день мероприятия и его телефон?

Что смотреть на выезде

Приезжайте в то же время суток, в которое пройдёт мероприятие. Дневной зал и вечерний — разные помещения.

• Звук: попросите включить музыку на рабочей громкости и пройдите в дальний угол.
• Свет: можно ли его приглушить? Люминесцентные лампы убивают любое фото.
• Запахи: тянет ли с кухни в зал.
• Туалеты: сколько кабин на ваше количество гостей. Одна кабина на 40 человек — это очередь.
• Гардероб: зимой это узкое место на входе и выходе.
• Вид из окна и фон для фото: где гости будут фотографироваться.
• Температура: работает ли кондиционирование при полном зале — спросите, сколько мощности на 100+ человек.

Пункты договора, о которых жалеют потом

• Штраф за недобор депозита — иногда удерживается полностью, даже если гостей стало меньше по объективным причинам.
• Ответственность за порчу имущества — просите фиксировать состояние зала актом при приёмке.
• Право площадки заменить зал на «равнозначный». Такой пункт лучше вычёркивать.
• Ограничение по подрядчикам: некоторые площадки допускают только «своих» декораторов и техников по завышенным ценам.
• Условия переноса даты — важнейший пункт. Уточните, на какой срок и на каких условиях перенос возможен.
• Время окончания музыки — должно быть в договоре цифрой, а не «по договорённости».

Когда бронировать

Декабрьские субботы разбирают с августа-сентября, лучшие даты — раньше. Летние загородные площадки на выходные — за 4–6 месяцев. Будний вечер, январь и февраль дают и выбор, и цену.

Если дата не жёсткая, попросите площадку назвать свои «слабые» даты — на них часто дают заметную скидку по депозиту.

Чем помогает агентство

Мы подбираем площадку не по картинке, а по вашей задаче: количество гостей, формат программы, требования к звуку, бюджет. Дмитрий Бабаев, основатель Best Day Agency, до event-индустрии руководил рестораном и банкетной службой яхт-клуба — поэтому переговоры с банкетным отделом мы ведём на их языке и видим, где депозит завышен, а где в меню можно заменить позиции без потери уровня.

С 2015 года мы провели более 500 мероприятий на московских и загородных площадках и знаем, какие залы хорошо звучат, а какие красиво выглядят только на фото.

Частые вопросы

Смотрите также:
Корпоративы · Сколько стоит корпоратив · BTL-мероприятия